1 września bieżącego roku zaczęła obowiązywać prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Sądowej, biała lista VAT, czyli elektroniczny wykaz czynnych podatników VAT. Dzięki temu można sprawdzić czy przedsiębiorcy są czynnymi podatnikami VAT, czy byli wyrejestrowani przez urząd skarbowy i czy przywrócono im rejestrację.
Takie informacje można uzyskać za okres pięciu lat wstecz. Wpis na taką listę jest automatyczny, lecz wiele rachunków nie zostało sklasyfikowanych na wykazie. W związku z tym powstaje zagrożenie zerwania stosunków biznesowych przez dotychczasowych kontrahentów z przedsiębiorcami nieuwzględnionymi na liście. Wynika to z faktu, iż od początku roku 2020 kto dokona transakcji powyżej 15 tysięcy złotych na konto nieuwzględnione na białej liście nie będzie mógł wliczyć wydatku do kosztów podatkowych i poniesie odpowiedzialność ze sprzedawcą VAT. Jednakże jak widać ze względu na początkową niedoskonałość funkcjonowania nowego wykazu zrezygnowano z natychmiastowego nakładania sankcji za brak wpisu.
Z czego wynikają problemy z wpisem na białą listę?
Otóż wykaz podatników został pobrany z baz danych KAS-u (Krajowej Administracji Skarbowej), gdzie zostały uwzględnione rachunki rozliczeniowe i imienne w SKOK otwarte ze względu na prowadzoną działalność gospodarczą podane w urzędzie skarbowym lub za pośrednictwem CEIDG. Jednakże na białej liście nie zostały uwzględnione ROR-y, czyli rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, które pierwotnie były kontami osób prywatnych.
Co w takim razie zrobić, aby znaleźć się na nowym wykazie VAT?
- Zaktualizować wpis CEIDG w punkcie dotyczącym rachunku rozliczeniowego;
- Udać się do urzędu skarbowego z jednym z niżej wymienionych formularzy NIP:
- NIP-8 dotyczy podmiotów wpisanych do KRS
- NIP-7 dotyczy osób fizycznych, które nie mogą być zarejestrowane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
- NIP-2 dotyczy spółek cywilnych
Początki działania nowego systemu wykazują wiele niedoskonałości , które nie dotyczą tylko kłopotów z uzyskaniem wpisu na białą listę, z jakimi spotykają się uczciwi przedsiębiorcy.
Istotną kwestią będzie także problem z przeprowadzeniem transakcji z podmiotami zagranicznymi, którzy są polskimi podatnikami VAT. Powód jest bardzo błahy – białą lista posiada tylko numery rachunkowe o długości 26 znaków, natomiast istnieją numery o różnej długości – w samej Unii Europejskiej jest od 16 do 28 znaków. Jeżeli ten problem nie zostanie rozwiązany przez specjalistów resortu finansów, wtedy podatnicy będą musieli składać wnioski do urzędów skarbowych właściwych dla swoich kontrahentów.
Co znajdziemy na białej liście?
- Firmę/ imię i nazwisko podatnika
- REGON, numer KRS, numer identyfikacji podatkowej, PESEL (dot. Osoby fizycznej)
- Adres siedziby podatnika lub adres stałego miejsca prowadzenia działalność/ zamieszkania (jeżeli podatnikiem jest osoba fizyczna)
- NIP, PESEL, imię i nazwisko członków zarządu spółki i ich prokurentów
- Imię i nazwisko. Firmę wspólnika; jego NIP lub PESEL
- Datę rejestracji, datę odmowy rejestracji, datę wykreślenia/ przywrócenia do rejestru VAT
- Numer firmowego rachunku rozliczeniowego/ imiennego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (na ten rachunek powinny trafiać transakcje powyżej 15 tysięcy złotych)
Główną ideą stworzenia wykazu czynnych podatników jest likwidacja oszustw podatkowych oraz działanie tylko uczciwych przedsiębiorców. Przy transakcjach przekraczających 15 tysięcy złotych podatnik będzie musiał dokładnie zweryfikować sytuację swojego kontrahenta, aby uniknąć wszelkich możliwych konsekwencji. Celem białej listy jest także pełna kontrola Urzędu Skarbowego nad dużymi transakcjami.
Jak korzystać z białej listy i weryfikować kontrahentów?
Pierwszym rozwiązaniem jest odręczna weryfikacja – podatnik będzie musiał stworzyć przy pomocy informatyka odpowiedni system lub wykupić specjalne oprogramowanie.
Drugim wyjściem jest zastosowanie interfejsu programistycznego API – za jego pomocą można automatycznie sprawdzić do 300 kontrahentów w ciągu dnia poprzez zadawanie pytań. Z perspektywy przedsiębiorcy będzie to dużym utrudnieniem i ograniczeniem, ponieważ jest to niewystarczająca ilość przy nawet kilkutysięcznym operacjom pieniężnym wykonywanym w ciągu jednego dnia.
Problemy z rachunkami wirtualnymi, depozytowymi, powierniczymi, z płatnościami kredytowymi, płatnościami przez pośredników, rachunkami cesyjnymi…
…mają zostać rozwiązane:
- Rachunki wirtualne to indywidualne rachunki osób korzystających z usług świadczonych przez firmy telekomunikacyjne i dostawców mediów. Takie rachunki nie mają statusu rozliczeniowego wpisanego na białą listę, co może oznaczać brak zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Jednakże resort finansów chce rozwiązać ten problem poprzez stosowanie tzw. maski – numeru identyfikującego rachunek wirtualny z rozliczeniowym;
- Rachunki depozytowe/ powiernicze zabezpieczają pieniądze poprzez zatrzymanie wpłaty, kiedy istnieje ryzyko niewywiązania się z zobowiązania. Dopiero po terminowym zrealizowaniu umowy środki pieniężne są odblokowywane i trafiają do sprzedawcy. To również nie są rachunki rozliczeniowe, jednakże taka wpłata potwierdzona fakturą i zgłoszona na niezarejestrowane konto w ciągu trzech dni od transakcji pozwala na doliczenie transakcji do kosztów otrzymania przychodu;
- Płatności kredytowe – ta kwestia jest trudna do rozstrzygnięcia, na razie resort finansów nie przewiduje rozwiązania. To samo tyczy się kwestii pośredniczenia przy płatności. Nierozwiązanym problemem na chwilę obecną są także rachunki cesyjne zabezpieczające terminowe spłaty kredytów.